Cos’è la PEC, vantaggi e svantaggi ⋆ lo scrigno di pandora

DI SOSSIO CAPASSO

(iscritto all’Ordine degli Avvocati di Napoli)

Sempre più frequentemente, ed in particolare, in questo periodo di pandemia l’uso della PEC si è intensificato. Ma, che cos’è la Pec, a cosa serve? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della Pec?

PEC è l’acronimo di posta elettronica certificata, è un particolare tipo di posta elettronica che a differenza della semplice mail, permette di imprimere al testo o al messaggio, lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento.

Ciò è possibile, perché viene garantita con tempestività e certezza la data, l’ora di invio, (detta accettazione), e l’avvenuta consegna del nostro messaggio.

Per poter usufruire di questo servizio, è necessario possedere una casella PEC, acquistabile presso uno dei gestori autorizzati. La pubblicazione dell’elenco dei gestori autorizzati e quello della Pubblica Amministrazione, la vigilanza e il coordinamento nei confronti dei gestori è demandata all’Agenzia per l’Italia digitale.

Il contenuto di una PEC può essere certificato e firmato elettronicamente oppure criptato, ovvero attribuisce un codice particolare a un messaggio, in modo da renderlo leggibile solo a chi è in possesso di una chiave, garantendo quindi anche autenticazione.

Garantisce, inoltre l’ integrità dei dati e la confidenzialità.

In caso di perdita di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle vigenti normative.

L’utente destinatario non visualizza solo l’e-mail del mittente, ma un messaggio automatico generato dal gestore di posta elettronica, che contiene due allegati: la e-mail “originale” del mittente con relativi allegati, e un file .xml (file di testo o apribile tramite software) con le stesse informazioni della notifica di invio trasmessa ossia: ID del messaggio (codice identificativo), luogo data e ora di invio, dati di intestazione (quali e-mail del destinatario tipo PEC / non-PEC) e oggetto.

La posta elettronica certificata deve seguire le regole fissate dal DPR n. 68/2005 e dalle successive modifiche . Queste norme, insieme ad altre (tra cui, quelle previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale, Dlgs n. 235/2010), ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo.

Il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso l’AGID che è l’organo pubblico preposto alla vigilanza dei servizi digitali (certificati digitali, PEC, firma digitale, marca temporale, sigillo elettronico, etc.) e alla qualifica dei relativi provider.

Vantaggi

La posta elettronica certificata offre maggiori garanzie legali rispetto alla raccomandata A/R, in quanto, oltre a certificare la trasmissione prova: la data mediante la funzione di marca temporale; il contenuto della comunicazione attraverso la funzione di firma digitale; nonché gli allegati , il messaggio, i destinatari, l’oggetto, gli indirizzi in cc e ccn. Rispetto alla trasmissione, oltre a certificare l’invio e la ricezione da parte del server del destinatario , esiste la possibilità di certificare anche la notifica di lettura del messaggio.

Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con avviso di ricevimento e all’ordinario atto giudiziario tradizionale.

I principali sono:

Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata;
I messaggi possono essere consultati da ogni computer o smartphone connesso alla rete Internet;
L’avvenuta consegna al provider della mail viene garantita;
Nel caso non sia possibile recapitare il messaggio al destinatario, il mittente viene informato;
Le ricevute di consegna hanno piena validità legale, anche se il messaggio non è stato effettivamente letto dal destinatario (su cui grava l’onere della prova di non aver ricevuto il messaggio), in maniera simile alla cosiddetta “compiuta giacenza”
Tracciabilità della casella mittente;
Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;
L’invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate con risparmio sia materiale che temporale;
Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati a invii e ricezioni di messaggi PEC, per un periodo di trenta mesi;
Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire il rispetto delle misure di sicurezza previste dal Codice dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.
Gli indirizzi PEC validi ed attivi sono reperibili e consultabili nel registro Reginde, Inipec

Svantaggi

La tecnologia PEC non è riconosciuta come standard internazionale, e la conseguenza pratica è che gli utenti stranieri, non conoscendone l’uso, sono soggetti ad inevitabili incomprensioni con imprese estere.
Il regolamento UE, che fornisce una base normativa comune per interazioni elettroniche sicure (eIDAS), non include la PEC come specifica tecnologia di servizio autorevole.
La riservatezza garantita dalla criptatura PEC può essere compromessa da spyware e malware che possono insinuarsi nei nostri PC.
Non vi sono opzioni gratuite per utilizzare la PEC
Il fatto che la data di notifica del file depositato coincida, legalmente, con la data del deposito, comporta la necessità di monitorare regolarmente la propria casella di posta certificata, per evitare il decorso di eventuali termini temporali, contenuti in un eventuale provvedimento.
Il file depositato nella casella PEC potrebbe essere cancellato (anche inavvertitamente) dallo stesso destinatario o da malintenzionati. Il problema è solo parzialmente mitigato ,in quanto, qualora fosse necessario è possibile richiedere una copia dei documenti medesimi tramite una normale richiesta, invocando il Diritto di accesso agli atti e documenti amministrativi).
La comunicazione ha valore legale solo se avviene tra caselle PEC. Se, invece, il messaggio viene inviato da una PEC a una casella email standard non c’è la certezza dell’avvenuta consegna/notifica (al pari di una lettera cartacea inviata per posta ordinaria).
Le caselle PEC presentano, comunque dei limiti alla corrispondenza, infatti, se la serie di messaggi dovesse superare la capienza della casella acquistata, (sia del mittente che del ricevente), il mittente non riceverà la ricevuta di avvenuta consegna, ma un messaggio d’errore di sistema, che lo informerà dell’impossibilità di consegnare il messaggio.